Metode Pencatatan Petty Cash

Pencatatan Petty Cash dikenal 2 metode, yakni

1. Metode Imprest

 ialah metode yang menentukan jumlah Petty Cash yang selalu konstan dan tidak berubah-rubah, biasanya Petty Cash diisi dari kas besar sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya untuk satu minggu atau dua minggu dsb. Bilamana jangka waktunya telah habis, atau jumlah uangnya sudah menipis, maka Petty Cash akan diisi kembali oleh kas besar dengan jumlah uang yang sama.

Menurut sistem imprest, pengawas kas kecil bertanggung jawab setiap saat terhadap jumah dana yang berada ditangan baiksebagai kas atau dalam bentuk tanda terima yang telah ditandatangani, tanda terima ini memberikan bukti yang diperlukan oleh staff pengeluaran untuk menerbitkan cek pengisian atau form pengisian ulang. Dua prosdur tambahan harus ditetapkan untuk menciptakan pengendalian yang lebih menyeluruh atas dana las kecil:

• Penghitungan mendadak atas dana dilakukan dari waktu ke waktu oleh atasan pengawas kas kecil untuk memastikan bahwa dana tersebut diperhitungkan secara memuaskan
• Tanda terima kas kecil dibatalkan atau dihancurkan setelah diserahkan untuk pengisian ulang, sehingga tanda pengisian tidak dapat digunakan untuk meminta pengisian ulang kedua

 

Meskipun secara teori terdapat dua system pengelolaan dana kas kecil, akan tetapi dalam kenyataannya hampir semua perusahaan yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan system imprest dengan alasan untuk mempermudah pengawasan dan selain itu masih terdapat beberapa keuntungan menggunakan metode imprest diantaranya:

• Menghemat waktu bagi kasir, karna tidak diganggu setiap kali ada pembelian atau pengeluaran kas kecil.
• Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

 

Contoh Pencatatan metode Imprest

• Tanggal 1 Januari 2010 diisi dari kas besar sejumlah Rp.100.000,- untuk keperluan petty cash selama 1 minggu.

Jurnal yang dibuat:

Keterangan	No.Akun	Debet	Kredit
Petty Cash		Rp.100.000,-
Cash			Rp.100.000,-

Table II.1 jurnal petty cash masuk

• Tanggal 2 Januari 2010 dibeli kertas,karbon,dan tinta (office supplies) seharga Rp.42.500,- untuk transaksi ini tidak dibuat jurnal, melainkan pemegang petty cash cukup menyimpan bukti-bukti kuitansi pembayaran saja.
• Tanggal 5 Januari 2010 dibeli perangko dan materai (office supplies) seharga Rp.25.000,- transaksi ini juga tidak dibuat jurnal, melainkan cukup dengan menyimpan bukti kuitansi.
• Tanggal 6 Januari 2010 dibeli beberapa botol kreolin untuk pemeliharaan kantor (office maintenance) seharga Rp.20.000,- Transaksi ini juga tidak juga tidak dibuat jurnal melainkan cukup dengan menyimpan bukti kuitansi.
• Tanggal 8 Januari 2010 pemegang petty cash menukarkan kuitansi bukti pembayaran yang sudah terkumpul sejumlah Rp.87.500,- kepada pemegang kas besar dengan uang tunai.

Jurnal yamg dibuat:

Keterangan	No. Akun	Debet	Kredit
Perlengkapan kantor (Office Supplies)		Rp.67.500,-
Pemeliharaan kantor (Office Maintenance)		Rp.20.000,-
Kas			Rp.87.500,-

Table II.2 jurnal Pengeluaran petty cash metode imprest

2. Metode Fluktuasi,

Pada waktu kas besar mengisi (dropping) uang ke petty cash, dibuat jurnal dengan mendebit perkiraan petty cash dan mengkridit cash (kas besar) sejumlah uang yang diserahkan.sewaktu kasir pemegang petty cash mempergunakan uang tersebut untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, maka harus dibuat jurnal tentang pembayaran tersebut, yakni dengan mendebit perkiraan biaya yang bersangkutan dan mengkredit perkiraan petty cash.

Dengan dikreditkannya perkiraan petty cash tersebut, maka jumlah nilai atau angka yang tercantum dalam perkiraan petty cash menjadi berkurang.

Bilamana sisa uang dalam petty cash sudah hampir habis, maka kasir pemegang petty cash dapat meminta dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak harus sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan dengan petty cash, akan tetapi dapat lebih besar atau lebih kecil.

Pada waktu kas besar mengisi petty cash ini dibuat jurnal dengan mendebit perkiraan petty cash dan mengkredit perkiraan cash (kas besar) sejumlah uang yang diserahkan.

Contoh pencatatan menurut metode Fluktuasi

• Tanggal 1 Januari 2010 diisi dari kas besar sejumlah Rp.100.000,- untuk keperluan petty cash.

Jurnal yang dibuat:

Keterangan	No. Akun	Debet	Kredit
Petty Cash		Rp.100.000,-
Cash			Rp.100.000,-

Table II.3 jurnal pemasukan petty cash metode fluktuasi

• Tanggal 2 Januari 2010 dibeli kertas, karbon, dan tinta (office supplies) seharga Rp.42.500,-.

Jurnal yang dibuat:

Keterangan	No. Akun	Debet	Kredit
Office Supplies		Rp.42.500,-
Petty Cash			Rp.42.500,-

Table II.4 jurnal pengeluaran 1 petty cash metode fluktuasi

• Tanggal 5 Januari 2010 dibeli sejumlah perangko dan meterai (office supplies) seharga Rp.25.000,-

Jurnal yang dibuat:

Keterangan	No. Akun	Debet	Kredit
Office Supplies		Rp.25.000,-
Petty Cash			Rp.25.000,-

Table II.5  jurnal pengeluaran 2 petty cash metode fluktuasi

• Tanggal 6 Januari 2010 dibeli beberapa botol Kreolin untuk pemeliharaan kantor(office maintenace) seharga Rp.20.000,-

Jurnal yang dibuat:

Keterangan	No. Akun	Debet	Kredit
Office Maintenance		Rp.20.000,-
Petty Cash			Rp.20.000,-

Table II.5 jurnal pengeluaran 3 petty cash metode fluktuasi

• Tanggal 8 Januari 2010 pemegang pety cash meminta dropping uang dari kas besar sebesar Rp.115.000,-untuk menambah persediaan uang yang sudah menipis.

Jurnal yang dibuat:

Keterangan	No. Akun	Debet	Kredit
Petty Cash		Rp.115.000,-
Kas Besar			Rp.115.000,-

Table II.5 jurnal pengeluaran 4 petty cash metode fluktuasi